domingo, 3 de noviembre de 2013

Unidad N°2. Documentación del Sistema de Gestión de Calidad - Fase 1 Actividad: Arquitectura documental del Sistema de Gestión de Calidad Llene la siguiente tabla de acuerdo a los integrantes que conforman su grupo de trabajo. Luego de conocer la situación actual de la organización con respecto a los requisitos de la Norma ISO 9001:2008, se debe iniciar la arquitectura documental del Sistema de Gestión de Calidad, para así establecer cuál será la estandarización que se asignará a manuales, procedimientos, formatos, instructivos, listados y demás documentos necesarios para cumplir y mantener el Sistema de Gestión de Calidad. Posteriormente, se deberá definir el listado de documentos mandatorios y no mandatorios que contribuirán al mantenimiento y mejora del sistema de calidad. Para lo anterior, el grupo de trabajo debe solucionar los siguientes cuatro puntos: 1) Arquitectura Documental: definan los componentes de cada Documento del Sistema de Gestión de Calidad marcando con una “X”, también adicionen “Documentos” o “Componentes” que consideren necesarios para la eficaz implementación del Sistema de Gestión de Calidad. A. Establezcan el encabezado de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, de manera que permita la identificación del documento. Documentos Componentes Manuales Procedimientos Instructivos Formatos Listados Entre otros Encabezado X X X X X Tabla de Contenido X X X X Objetivo del Documento X X X X x Alcance del Documento X X X X Responsables del Documento X X X X X Definición de Términos X X X X Flujo grama X X X X A. Establezcan el encabezado de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, de manera que permita la identificación del documento. IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO Código del Formato Descripción Formato DOC-BMC-IAP7-01 Informe de Actividades y Productos - Etapa 7 – Cierre de Proyecto INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO Versión Fecha Elaborado por: Razón de la actualización 1.0 Creación FIRMAS Elaborado por: _______________________________________ Cargo: Nombre: Revisado por: _______________________________________ Cargo: Consultor de Gente y Cultura Nombre: Revisado por: _______________________________________ Cargo: Director de Proyecto Nombre: JAIME FERNANDEZ Aprobado por: _______________________________________ Cargo: Gerente Proyecto de Modernización Nombre: Aprobado por: _______________________________________ Cargo: Secretario (a) de Educación Nombre: 2) Mapa de Procesos: definan los procesos organizacionales en donde se evidencien claramente los procedimientos de dirección, apoyo, misionales y de mejora continua. 3) Documentación a realizar - Lista de chequeo: definan el nivel documental por procesos institucionales. Macro proceso Proceso Nombre del Documento Procedencia Responsable del Documento Mandatorio ISO 9001:2008 No Mandatorio A Gestión estratégica de la Secretaria Educación A01. Análisis De La Información Estratégica Educativa A01.01 Análisis de la información estratégica del sector” x Secretario de Educación Instructivo del formato A01.01.F01 Boletín estadístico de la Secretaría de Educación”. x Secretario de Educación “Instructivo del formato A01.01.F02 Acta de comité directivo”. X Auxiliar administrativo B Gestión de Programas y Proyectos B01. Análisis, Formulación E Inscripción De Programas Y Proyectos Caracterización del proceso B01. Análisis, formulación e inscripción de programas y proyectos x Profesional Universitario “B01.01 Registro y análisis de viabilidad de programas y proyectos” x Profesional Universitario Instructivo del formato B01.01.F01 Iniciativas de programas y proyectos x Auxiliar administrativo C Gestión de la Cobertura del servicio Educativo C01. Establecer las directrices, criterios, procedimientos y cronograma para la organización y gestión de cobertura del servicio educativo Detalle del subproceso DS C0101 Definir y divulgar los lineamientos generales para la organización de la Gestión de Matricula Oficial x Profesional Universitario Instructivo de la actividad C01.01.A11 Planear Jornadas de Información, Socialización y Capacitación de Matrícula a las Partes Interesadas x Profesional Universitario Instructivo del formato C01.01.F01 Cronograma de Actividades x Auxiliar administrativo D gestión de calidad de Servicio Educativo D01. Gestión de la evaluación educativa “Detalle del subproceso D02.01 Gestión del PEI en los Establecimientos Educativos oficiales y no oficiales Profesional Universitario D02.01 Gestión del PEI en los Establecimientos Educativos oficiales y no oficiales” Auxiliar administrativo 4) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvo cada integrante del grupo tras el desarrollo de la presente actividad. Conclusiones 1. El desarrollo de este taller nos pareció muy interesante ya que abordamos unos de los temas de mas transcendencia en el proceso de certificación como lo es la documentación, ya que en esta fase queda plasmado todo lo que se debe hacer en la empresa, (macro procesos, procesos, sub procesos, formatos, indicadores) que nos van a llevar por el camino hacia la certificación. 2. Uno de los aspectos necesarios en una buena documentación es la identificación del documento, ya que como estos procesos deben de estar en mejoramiento continuo, esta identificación nos va a informar que versión es quien lo elaboro, quien lo reviso, y su descripción. 3. La cadena de valor es muy importante ya que ella nos muestra cuales son los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de mejora continua. Es de anotar que la cadena de valor se forma una vez se hayan establecidos todos los macro procesos que tenesmos en nuestra organización. Modo de entrega: • La actividad debe ser realizada por el grupo de trabajo conformado al inicio del programa. • Cada aprendiz de manera individual debe subir a la plataforma el archivo con el desarrollo de la actividad realizada de manera grupal. • Los aprendices que efectúen la actividad de manera individual se les descontará puntos en la nota final. Criterios de evaluación Define la estandarización que aplicará a los documentos del S.G.C. Conoce los documentos mandatorios definidos en la ISO 9001. Define los documentos que contribuirán al mantenimiento y mejora continua del S.G.C.